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Unsere Büros sind dieser Tage sehr ruhig und leer. Von 21 Mitarbeitern arbeiten derzeit 12 im Home-Office, 3 sind freigestellt und lediglich 6 arbeiten in unseren Räumen.

Kurz zuvor eingestellte studentische Mitarbeiter wurden vorübergehend freigestellt. Bewerbungsgespräche finden derzeit nicht statt. Die Büros werden von je einem Mitarbeiter besetzt, um den nötigen Abstand zu gewährleisten. Kommuniziert wird über Telefon, internen Chat und Videokonferenzen.

Natürlich fehlen die kleinen Neckereien untereinander, die am Telefon doch anders sind als bei einem kurzen Plausch an der Kaffeemaschine. Auch das frische Obst fehlt ein wenig, hat es uns doch im letzten Jahr alle zum Zugreifen animiert, so frisch, manchmal aufgeschnitten… Aber in Zeiten der Krise rutscht man eben auseinander und greift auf digitalen Ersatz zurück.

Wie kam es zu unserem distanzierten Arbeiten?

Ende letzten Jahres wurde der erste Fall von Corona aus China bekannt. Während sich im Januar die Epidemie in China weiter ausbreitete, reagierte die WHO am 30.01.20 und rief die internationale Gesundheitsnotlage aus. Am 23. Februar wurden die ersten Fälle aus Italien gemeldet.

Unsere Geschäftsführung reagierte Ende Februar zunächst damit, Geschäftsreisen und auswärtige Schulungen bis auf weiteres abzusagen.

Im März kam es dann zur Schließung der Kindertagesstätten und Schulen, so dass ab 16.3.20 viele Eltern für die Betreuung ihrer Kinder sorgen mussten. In unserem Unternehmen betrifft dies fünf Mitarbeiter.
Daraufhin gab es eine Notfallsitzung der Bereichsleiter und Verantwortlichen.

Es galt zu entscheiden, was kurzfristig unternommen werden kann, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten und gleichzeitig die Mitarbeiter zu schützen. Ziel sollte es sein, die Arbeitsplätze weitgehend zu trennen, am besten natürlich Einzelbüros zu schaffen. Dies war auf die Schnelle nicht sofort möglich. Im Ersten Schritt daher die Frage; wer sofort im Home-Office arbeiten könnte. Einen VPN-Tunnel sowie das Arbeiten über eine eigene Cloud gab es bereits. So konnten Mitarbeiter, die über Laptops für ihre Arbeit verfügen, direkt ins Home-Office geschickt werden.

Weiterhin war es wichtig, die Arbeitsfähigkeit der einzelnen Bereiche zu sichern und Mitarbeiter aus Risikogruppen abzuschotten. Daher sind bei uns je Abteilung gerade ein bis zwei Mitarbeiter vor Ort. Der Rest arbeitet von zu Hause, Mitarbeiter mit zu betreuenden Kindern sogar nur halbtags.

Zudem mussten Mittel und Wege gefunden werden, Abstimmungen und Meetings weiterhin aufrecht zu erhalten. Tools für Telefonkonferenzen, Videochats und kollaboratives Arbeiten sowie eine Möglichkeit zur Durchführung unserer Retrospektive mussten gefunden und getestet werden.
 

Zum Glück arbeiten wir bereits seit zwei Jahren agil, so dass größere Abstimmungen im Team selten notwendig sind. Im Scrum-Team stimmen wir uns täglich einmal ab, welche Aufgaben jeder gestern erledigt hat und was er sich für den Tag vornimmt. Während dies bisher in einem unserer Büros geschah, treffen wir uns jetzt alle per Telefonkonferenz. Unsere Aufgaben im Projekt (Sprint) verfolgen wir, seit Einführung von Scrum, über ein virtuelles Taskboard. Hier sieht jeder was zu tun ist und auch woran gearbeitet wird. Hilfestellungen und kurze Absprachen sind zurzeit natürlich nicht persönlich möglich, aber Telefon und Chat sind moderate Alternativen.

Zum Sprintende wird bei uns im Rahmen des Reviews vorgestellt, was umgesetzt wurde. Dafür haben wir uns bisher alle jeweils jeden vierten Freitag zusammengesetzt und über den Beamer die Vorstellung neuer Funktionen verfolgt. Dazu gab es Kekse, Obst und Getränke. Jetzt passiert das alles digital. Wir treffen uns über eine Videokonferenz und die Präsentation kann jeder für sich am Bildschirm verfolgen. Für die Verköstigung sorgen wir natürlich selbst. Bisher wurde ein Sprint auf diese Weise abgeschlossen und es lief erstaunlich gut.

Anschließend wird die Arbeit im Sprint im Rahmen der Retrospektive ausgewertet. Das betrifft das Aufgabenvolumen, die Abstimmung im Team, eben alles was die Arbeit im Sprint positiv oder negativ beeinflusst hat. Auch hierfür haben wir ein digitales Medium gefunden, so dass dieses Meeting nicht ausfallen musste. Denn gerade dieser Part ist für uns am Sprintende wichtig. Es hilft uns Probleme in unseren Prozessen zu erkennen und auch Positives noch einmal zu reflektieren. Für erkannte Probleme nehmen wir uns, wenn möglich für den nächsten Sprint direkt Maßnahmen vor.  Auch dieses Meeting konnten wir bereits digital abhalten und das gewählte Werkzeug kam im Team gut an.

Inzwischen haben wir den nächsten Sprint, unser nächstes Projekt gestartet. Die Themen wurden telefonisch abgestimmt und auch vorgestellt. Dazu hatte jeder die Aufgabenstellung vor Augen.
Nun arbeiten wir weiter - getrennt - doch digital vereint, gemeinsam auf unser nächstes Ziel hin.

Katherina Lange, Leiterin Qualitätsmanagement